Parish Groups

RULES, REGULATIONS and GUIDELINES

USE OF CHURCH FACILITIES

OUR GOAL

The grounds and buildings of St. Luke’s are primarily available for the church organizations engaging in activities approved by the Pastor. These include apostolic and liturgical groups, diocesan activities, as well as outside church sponsored organizations that keep with the spirit of our church tradition. Any religious service(s) of the parish, such as Liturgy, Eucharistic Adoration, Religious Formation, Baptisms, Lenten and Holy Week services will always have priority over other use. No activities or meetings are permitted to take place during these religious services.

The use of the building for other than church-sponsored activities is subject approval and space available. These groups must obtain a facilities use agreement and liability insurance that is submitted to the Diocese of Rockville Centre.

Please consult the attached St. Luke’s Holidays and special events calendar in order to complete your request form.

 

PEOPLE

  1. Every organization or group will have to submit the names, phone numbers, and emails of two (2) coordinators or contact persons (not from the same family).
  2. All individuals attending the meeting, prayer group, rehearsals, etc., are to limit their activities to the room they are assigned to. This includes all children.
  3. Children are not to be left unattended.
  4. Unscheduled meetings at the facilities are not allowed without consultation with the Pastor.
  5. Meetings will end at or before the end of the requested period, which shall be no later than 9:30 p.m.
  6. No group that is commissioned or approved by the pastor can represent the Parish on their own authority or by any other authority external to the Parish. Lectors and Extraordinary Ministers of the Eucharist must understand that their ministry is confined to their own parish, and cannot extend their ministry to other parishes as if they were commissioned for such purpose.
  7. Speakers and other people leading events that do not belong to our Parish should be known to the Pastor prior their engagement on any celebration at Saint Luke’s.
  8. No speaker will bring personal or institutional items to be sold at the events they have been invited to participate in Saint Luke’s. Solicitation through mail, emails, and telephone is also discouraged.
  9. No group or member of a group will attend meeting outside the Parish in representation of Saint Luke´s without the prior knowledge and authorization from the pastor.
  10. Members of the clergy not assigned to Saint Luke’s Parish cannot officiate in Saint Luke´s Parish without the pastor´s knowledge (that includes celebration of masses, confessions, wakes assigned to Saint Luke’s, weddings, and retreats).

ETIQUETTE

  1. No alcohol is permitted on property.
  2. No gambling is allowed on property.
  3. For-profit activities are not allowed on property.
  4. Please think about the security of the building as you turn out lights and lock up. Even if you did not open a door, please check that ALL doors are securely locked when you leave after your event.
  5. If permitted, refreshments may be served.
  6. No food that is brought in for an event shall be left on the premises.

FINANCES

 

  1. Petty Cash must be handled directly with the manager and the Pastor: Please save all receipts for proper accountability. No money can be kept by any coordinator for hospitality or other purposes.
  2. No group under the auspices of Saint Luke should hold fundraising events without the prior approval of the pastor. In case of being approved, all the proceeds will be deposited under Saint Luke’s name in the account that will reflect the financial activity of such group.
  3. The organization, committee, or individual wishing to make an expense from their own funds shall write a letter explaining the use of funds and submit to the Pastor. Once approved the check shall be issued and receipt will be signed by proper individuals.

KEYS

 

  1. We have new office hours to accommodate the different meeting times of our groups and to help meet the needs of our parishioners. The coordinator is responsible for the key and must sign it in and out at the Rectory. The key must be returned immediately following the meeting time. If the receptionist is not in the office, the key must be put back in the mail slot, which is to the right of the rectory office’s main entrance. NO KEYS MUST BE TAKEN OFF THE PROPERTY. No exceptions.
  2. All the keys that are now being used should be returned to our Secretary at your earliest convenience.

 

USE OF ELECTRICITY

  1. Please turn on enough lights to welcome people in and through the building.
  2. All thermostats for Heating/Air Conditioning are controlled by a regulated and scheduled program to protect the parish from unnecessary energy costs. Please be considerate and keep all doors closed when in use. Groups meeting at places were AC is set manually must turn the units off upon leaving.
  3. Before leaving, groups meeting at the different venues MUST make sure that ALL LIGHTS are shut off, DOORS and WINDOWS are closed, FAUCETS are not dripping, TOILETS are flushed and not running.

 

MAINTENANCE & CLEANING

 

  1. Signs or decorations may not be posted by your group without advance permission of the Pastor. Please do not use tape or any other product that may peel the paint or stain the walls.
  2. Do not drag the tables or chairs across the floor as this will scratch the wax and possibly leave a permanent mark.
  3. Do not assume our custodians will clean up after you. Any trash must be tied up and left next to the elevator if you are meeting in the church auditorium or next to the lift if you are meeting in the rectory basement. Any signs or items on the walls must be removed and/or discarded by the group using the area.
  4. All litter, or rubbish, must be picked up including items on the floors and tables. Floors should be swept clean. Brooms will always be made available for meetings.
  5. The use of the music room and choir loft is limited to the choirs already approved by the Pastor and his council.

CANCELLATIONS OR CHANGES

  1. To change the date, time, or cancel the event please contact Debby Cristaldo, our Manager who will discuss it with the Pastor. Please let us know as soon as possible to note cancellation in the bulletin.
  2. The Pastor reserves the right to deny use, based on the nature of the request. Failure to comply with the rules for the use of the facilities will result in denial for future use and may result in events being concluded prior to their planned time.

 

 

INSTRUCCIONES Y REGLAMENTOS

USO DE LAS INSTALACIONES PARROQUIALES

NUESTRA META

 

El terreno y los edificios de San Lucas están disponibles principalmente para organizaciones de la iglesia que realizan actividades aprobadas por el párroco. En aquéllas se incluyen grupos litúrgicos y apostólicos, grupos diocesanos y otras asociaciones externas que la iglesia apoya debido a que guardan el espíritu de la tradición de nuestra iglesia. Cualquier servicio religioso de la parroquia, tales como los litúrgicos, eucarísticos, de formación religiosa, sacramentales, serán siempre prioritarios sobre todo lo demás y no se podrán celebrar otros eventos al tiempo que haya adoración eucarística, catequesis, adoración eucarística o retiros parroquiales.

 

El uso de las instalaciones por grupos que la iglesia de San Lucas no patrocina deben sujetarse al tiempo y al espacio disponibles. Estos grupos deben firmar un contrato con la parroquia y poseer un seguro que debe enviar a las oficinas de la Diócesis de Rockville Centre.

 

Por favor consulte el Calendario de Fiestas y Eventos Especiales antes de completar el formulario del programa de actividades.

 

PERSONAS

 

  1. Cada organización o grupo debe presentar dos coordinadores, con sus nombres, teléfonos y dirección electrónica (las personas elegidas no puede ser de una misma familia).
  2. Todas las personas que asisten a las reuniones deben realizar sus actividades en los lugares designados. Esto incluye a los niños.
  3. Los niños no pueden estar desatendidos.
  4. No se permite reuniones que estén fuera del calendario sin previo conocimiento del párroco.
  5. Las reuniones deben terminar a la hora designada y nunca más allá de las 9:30 PM.
  6. Ningún grupo que haya sido comisionado o aprobado por el párroco, especialmente lectores y ministros extraordinarios de la Eucaristía, puede representar a la parroquia por su propia decisión o por cualesquiera decisiones de personas ajenas a la parroquia. La comunión apostólica exige entender que estos ministerios deben limitarse al área de la parroquia y no a otras áreas de otras parroquias para las cuales no han sido comisionados por ningún otro párroco.
  7. Las personas invitadas a hablar o a dirigir cualquier evento en San Lucas y no sean de nuestra parroquia deben ser presentados al párroco antes de comprometerse con ellos para que participen en cualesquiera actividades. Esto se aplica tanto a laicos como a clérigos.
  8. Nadie que venga a hablar o a dirigir cualquier evento en la propiedad de San Lucas podrá traer artículos personales o institucionales para su venta. Tampoco se permite presentar dichos artículos por medio de correspondencia, teléfono o internet usando el nombre de San Lucas como lugar donde se celebre dicha actividad.
  9. Ningún grupo o miembro de un grupo podrá asistir a reuniones fuera de la parroquia representando a San Lucas sin el conocimiento y autorización previos del párroco.
  10. No se puede invitar a miembros del clero (sacerdotes o diáconos) a oficiar en la parroquia de San Lucas sin el conocimiento del párroco (esto incluye celebración de misas, confesiones, servicios en las funerarias asignados a San Lucas, bodas, retiros).

 

PROTOCOLO

  1. Se prohíben las bebidas alcohólicas en la propiedad de San Lucas.
  2. Se prohíbe los juegos de fortuna en la propiedad de San Lucas.
  3. No se admiten actividades con ánimo de lucro en la propiedad de San Lucas.
  4. Piense en la seguridad de los edificios y aunque usted no haya abierto las puertas compruebe que todas están cerradas antes de salir del edificio.
  5. Si se ha autorizado, puede servirse comida y bebidas no alcohólicas.
  6. No se debe dejar ninguna comida sobrante en la propiedad de San Lucas.

 

FINANZAS

 

  1. Todo asunto que implique uso de dinero debe tratarse siempre con la administradora de la parroquia y con el párroco mismo. Tenga todos los recibos y no se guarde privadamente dinero para recepciones o para otras actividades.
  2. Ningún grupo que realice actividades en San Lucas debe recaudar dinero sin la aprobación previa del párroco. En caso de que sea aprobado, lo recaudado debe depositarse en una cuenta de la parroquia de San Lucas que refleje el movimiento económico de dicho grupo.

La organización, comité o individuo que deba realizar un gasto con sus propios fondos, debe escribir una nota con el gasto a hacer e informar al párroco. Una vez aprobado se hará un cheque y un recibo a firmar por el interesado.

LLAVES

 

  1. Hay nuevas horas de oficina para facilitar a los diversos grupos parroquiales el acceso a los lugares de reunión. El coordinador se hará responsable de la llave que recogerá en la oficina de la rectoría después de firmar en el libro. La llave se devolverá inmediatamente después de la reunión o antes de que se cierre la oficina. Si la oficina estuviera cerrada la llave se dejará en el buzón que está a la derecha de la puerta de entrada a la rectoría. LAS LLAVES DE LA PARROQUIA NO DEBEN LLEVARSE A CASA.
  2. Las llaves de acceso a la parroquia que los coordinadores puedan tener en estos momentos deben devolverse tan pronto como sea posible.

 

USO DE LA ELECTRICIDAD

  1. Mantengan siempre bien iluminadas las zonas donde se celebren las reuniones y el acceso a las mismas. Si hay partes de la zona donde no es necesario tener las luces encendidas (iglesia y auditorio), no las encienda.
  2. Existen termostatos que regulan el uso del aire acondicionado y de la calefacción. Procuren tener las puertas y ventanas cerradas si están en funcionamiento. Los grupos que se renúen en el sótano de la rectoría deben encender y apagar manualmente el aire acondicionado.
  3. TODOS LOS GRUPOS antes de abandonar el lugar de reunión deben asegurarse de que LAS LUCES ESTÉN APAGADAS, LAS PUERTAS Y VENTANAS ESTÉN CERRADAS, LOS GRIFOS DE LOS BAÑOS NO SE DEJEN GOTEANDO O ABIERTOS Y LOS INODOROS ESTÉN LIMPIOS Y CON LA PALANCA DEL TANQUE SUBIDA.

 

MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA

 

  1. No se pueden poner carteles o decoraciones sin la autorización del párroco. Si se van a usar las paredes para poner carteles asegurarse de que se peguen con productos que no manchen la pared o levanten la pintura.
  2. No arrastren las sillas o las mesas para no marcar o rayar el suelo.
  3. No se debe pensar que los empleados de la iglesia van a limpiar todo después de las reuniones. Las bosas de basura deben dejarse bien cerradas junto a la puerta del elevador tanto en el auditorio como en el sótano de la rectoría. Todo lo que se haya puesto en las paredes o en otras partes debe también quitarse y lleváselo o arrojarlo a la basura de la manera que se ha indicado.
  4. Las mesas y el suelo deben quedar limpios. Los utensilios de limpieza siempre estarán disponibles en las zonas de reuniones.
  5. El uso del cuarto de música y del coro está limitado a los coros ya aprobados por el párroco y su consejo.

 

CANCELACIONES Y CAMBIOS

  1. Los coordinadores deben contactar con Debby Cristaldo, administradora de la Iglesia de San Lucas, para cancelar o cambiar la fecha o el lugar de cualquier evento. Deben notificarlo con suficiente tiempo para notificarlo en nuestro boletín parroquial.
  2. El párroco se reserva el derecho de denegar el uso de las instalaciones parroquiales basado en su juicio y en el de su consejo. El incumplimiento de este reglamento de cualesquiera de los grupos puede llevar a la prohibición de usar la propiedad parroquial en el presente y en el futuro.